1. NOVI Kennisbank
  2. Systemen van NOVI
  3. Proctorexam, Testvision & Safe Exam Browser

Proctoren: Instructies voor studenten

NOVI maakt het mogelijk voor studenten om op afstand een tentamen te maken. Dit doen we door gebruik te maken van ProctorExam en Testvision. In dit artikel lees je alles wat je moet weten om je tentamens thuis te kunnen maken.

Wat is proctoren?
NOVI biedt de mogelijkheid om studenten op elk gewenste locatie  een tentamen te laten maken onder digitaal toezicht/surveilleren. Dit wordt ook wel proctoring genoemd. Dat wil zeggen dat de student zijn of haar tentamen maakt terwijl er opnames worden gemaakt van het scherm van de student, de student zelf en zijn/haar omgeving. Studenten hoeven dus niet naar een NOVI locatie te reizen en kunnen o.a. thuis in een rustige vertrouwde omgeving het tentamen maken. Bekijk hier een video om een idee te krijgen hoe een tentamen in een proctoring omgeving wordt gemaakt.

Hoe werkt proctoren?

Proctoren bestaat uit een paar vaste stappen: 

  1. Voorbereiden/installatie;
  2. Afnemen tentamen;
  3. Controle van de opnames door ProctorExam;
  4. Verwerking NOVI.


1. Voorbereiding/installatie

Voordat met ProctorExam je tentamen kunt maken moet je een systeemcheck doen en de juiste software installeren. 


2. Afnemen tentamen

Volg de (onderstaande) instructies en de instructies tijdens de test van proctor goed op!

Tijdens een tentamen wordt het scherm van de student opgenomen, en wordt de student gefilmd door middel van de webcam en microfoon van de computer of laptop van de student. De student wordt ook gevraagd om gebruik te maken van de camera op zijn/haar smartphone om zijn of haar omgeving te filmen om te zorgen dat er niemand anders in de kamer is.

Tijdens het tentamen wordt de smartphone gebruikt om de student en zijn/haar omgeving te filmen. Deze optie biedt de beste bescherming tegen fraude en gebeurt dus met behulp van de mobiele telefoon van de student waarop de Proctorexam app gedownload wordt. In de plaatsing van de smartphone moet tijdens het tentamen dus zowel de student als de omgeving zichtbaar zijn! Als de student de telefoon plat op tafel legt met de camera naar boven (of onder) wordt het tentamen ongeldig verklaard. 

Van Mac gebruikers wordt nog wel specifiek verwacht dat zij Google Chrome toegang geven om het scherm te delen. Als zij dit niet doen dan werkt het proctoren dus niet. 

Proctor Mac

3. Controle van de opnames door ProctorExam

Als de student het tentamen heeft gemaakt beoordeelt ProctorExam de opnames. Hierbij letten ze op opvallende gebeurtenissen die kunnen wijzen op fraude. Bijvoorbeeld als er extra apparaten aanwezig zijn, de student praat of even uit beeld is, of een hoofdtelefoon op heeft.

ProctorExam maakt een rapport en stuurt dat vervolgens naar NOVI.


4. Verwerking door NOVI
Het rapport van ProctorExam wordt door een medewerker van NOVI beoordeeld. Als er geen sprake is van (verdenking van) fraude beoordeelt de medewerker het tentamen en maakt hij of zij het cijfer bekend. Dit kan tot drie weken na het tentamen duren, hoewel het in de praktijk vaak binnen een week gebeurt.

Instructies

Wat heb je nodig?

  • Laptop of Desktop
    Om een tentamen te kunnen maken heb je een Chrome plugin nodig die alleen werkt met een laptop of desktop (dus niet met een tablet of telefoon). Op de laptop of desktop maak je dus het tentamen.
  • Google Chrome
    Niemand wil onnodige software installeren op hun computer, daarom is het platform zo licht mogelijk. De enige eis is dat je Google Chrome gebruikt, waarop de ProctorExam schermdeling extensie draait. Je moet een recente versie van Chrome gebruiken, dus zorg dat je Chrome update!
  • ID met foto
    We moeten je kunnen identificeren voordat je een tentamen kunt maken. Je kan een paspoort, ID kaart, rijbewijs of studentenkaart gebruiken. Hierbij moet in ieder geval je naam en foto zichtbaar zijn. Zorg ervoor dat onnodige persoonlijke informatie zoals je BSN nummer verborgen is!
  • Smartphone
    Je moet op je smartphone de ProctorExam app downloaden (ProctorExam - 34 MB). De app is compatible met:
    • Android 4.1 of hoger
    • iOS (Apple) 8.0 of hoger
      Je kunt het versie nummer van je telefoon vinden in het instellingen menu
  • Stabiele internet verbinding
    Je hebt een stabiele internetverbinding nodig (wifi is nodig om mobiel te kunnen streamen) met een minimale upload snelheid van 1MB/seconde.
  • Uitgeschakelde Adblockers 
    Als je een adblocker in je browser gebruikt moet deze worden uitgeschakeld terwijl je de proctoring software gebruiken.

Voorbereiding

Je ontvangt ruim voor het tentamen een uitnodigingsmail van ProctorExam met daarin de stappen voor een systeemcheck.


Uitnodigingsmail ProctorExam

Voer de systeemcheck minimaal 48 uur voor je tentamen uit. Doe je dit niet dan kun je niet deelnemen aan het tentamen!

Het tentamen

Na het doorlopen van de systeemcheck ontvang je maximaal een uur voor het tentamen een uitnodigingsmail. Zorg ervoor dat je tijdens het tentamen de onderstaande zaken gerergeld/bij de hand hebt.

  • Een ID-kaart of paspoort. Je moet je kunnen identificeren om het tentamen te maken.
  • Je smartphone (aan de oplader).
  • Een stabiele internetverbinding
  • Een goed verlichte kamer. Je moet namelijk goed zichtbaar zijn.
  • Zorg dat je alleen in de kamer bent. Je mag het tentamen namelijk alleen maken als je alleen bent. Als er anderen in de kamer zijn dan wordt dit gezien als een overtreding. Het tentamen zal dan ongeldig verklaart worden.
  • Zorg er ook voor dat zowel de webcam camera op je laptop/desktop als de camera van je smartphone goed zijn ingesteld. Beide camera’s moeten jou en je omgeving goed laten zien.

Zie hieronder instructievideo voor gebruik van Proctor.

Redenen waarom je tentamen afgekeurd kan worden

Er zijn een aantal zaken waar ProctorExam op rapporteert, en die je tijdens het afnemen van je tentamen dus niet moet doen.

  • Geen andere apparaten
    Je mag geen andere apparaten zoals tweede schermen of tablets gebruiken. Er zijn uitzonderingen: Als een telefoon nodig is voor de camera, dan is de telefoon natuurlijk toegestaan.
  • Geen hoofdtelefoons
    ProctorExam moet kunnen horen wat jij hoort om het tentamen geldig te verklaren.
  • Niet praten
    Ieder geluid of gepraat zal worden geanalyseerd om mogelijk verdacht gedrag te kunnen uitsluiten, dus zorg ervoor dat je in een stille ruimte zit en dat je niet praat.
  • Niet naar het toilet
    Je moet tijdens de tentamen in het zicht van de camera's blijven, dus je kunt niet naar het toilet. Dus zorg ervoor dat voordat je begint met het tentamen naar het toilet gaat!

Let op: als je de bovenstaande regels overtreedt zal het tentamen ongeldig verklaard worden en zul je hem moeten herkansen. Fraude wordt bij de examencommissie gemeld en kan in het ergste geval resulteren in een definitieve beëindiging van je inschrijving bij NOVI.